Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Существенное ускорение работы сотрудников и снижение процента ошибок – это лишь малая часть того, что можно добиться благодаря оптимизации бизнес-процессов, в том числе за счет автоматизации процесса ввода документов в корпоративную систему. Для этого можно использовать универсальную платформу для документооборота, которая позволяет не только распознавать документы, но и классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность, а также заносить в корпоративные информационные системы.

Одним из примеров такой программы является изделие ABBYY, которое имеет следующие возможности:

• Автоматические ответы на обращения. Благодаря функции автообучения программа может снизить затраты на внедрение и обслуживание, формируя автоответы для пользователей на основе входящих заявок или направлять заявки компетентному сотруднику.
• Обработка любых документов. Для автоматического распознавания и классификации можно использовать документы из любых источников: облачных хранилищ, сетевых директорий, сканеров, электронных писем и фотографий.
• Интеграция с корпоративной системой. Существуют решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.

При выборе программного комплекса для оптимизации бизнес-процессов стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области. Благодаря интеллектуальным решениям, таким как ABBYY, рутинная работа с десятками, если не сотнями различных документов может быть облегчена, что станет одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте.

Классификация документов является важным этапом в делопроизводстве организаций. Существует множество принципов классификации документов, но наиболее распространенными являются классификация по сфере использования и по содержанию.

Классификация по сфере использования подразумевает разделение документов на несколько подгрупп, таких как организационно-правовые, распорядительные, учетно-расчетные (бухгалтерские), информационно-справочные, нормативные и коммерческие.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, требует чтения документа для понимания того, к какой группе он относится. Данная классификация необходима для определения типа документа и его перевода в электронный вид.

ABBYY предлагает решения, которые упрощают процесс классификации документов и повышают качество обработки электронных запросов и клиентских писем. По данным Accenture, 83% клиентов готовы уйти к конкурентам в том случае, если им не устроит уровень сервиса, поэтому внедрение подобных решений является актуальной задачей для компаний.

Компания ABBYY разработала несколько интеллектуальных решений, которые успешно оптимизируют основные бизнес-процессы в разных отраслях и департаментах компаний. В частности, решения ABBYY подойдут для улучшения работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, а также специалистов службы технической поддержки и работы с клиентами в банковской сфере, нефтегазовой и энергетической отраслях.

Одним из инструментов ABBYY является технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR, которая позволяет конвертировать любые бумажные документы или их сканы, фотографии и PDF-документы в редактируемые форматы, такие как Microsoft Word, Excel и PowerPoint, OpenOffice Writer и другие.

Unique technology ABBYY Compreno, в свою очередь, позволяет классифицировать документы по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование. Стоит отметить, что данная технология отличается от классических аналогов, работающих на основе статистики и жестких правил, потому что осуществляет полный семантико-синтаксический анализ текста путем анализа событий и связей. Благодаря такому глубокому анализу увеличивается полнота и качество значимой для компании информации.

ABBYY FlexiCapture Engine также помогает в классификации документов и используется для оптического распознавания символов, меток и интеллектуальной обработки печатных документов. Благодаря этому решению, структурированные и неструктурированные документы могут быть классифицированы, что в свою очередь, позволяет упростить обработку большого количества материалов.

При помощи интеллектуальных решений ABBYY можно круглосуточно отвечать на вопросы, обращаться в службу поддержки только в экстренных случаях. Также можно позволить автоматический ответ, основываясь на информации, собранной из ранее полученных электронных писем, платежей и звонков клиентов. Весьма выгодно использование ABBYY Smart Classifier SDK, которое решает задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. С помощью этого решения, например, можно распределять поток входящих документов и легко находить их в корпоративной системе.

Как утверждают специалисты, использование интеллектуальных решений ABBYY значительно повышает эффективность бизнес-процессов, снижает риски утечки конфиденциальной информации и оптимизирует затраты на обработку документов. При этом, как это уже было сказано, заказчик может выбрать самостоятельно, какое из представленных решений оптимально подходит для нужд его компании.

Фото: freepik.com