Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Организация закупок является важным компонентом любого бизнеса. В небольшой компании этим может заниматься руководство с ассистентами, но с увеличением масштаба предприятия это требует гораздо больших усилий и трудовых ресурсов. В таких условиях наилучшим решением будет автоматизация закупок. В нашей статье мы расскажем о том, что это значит и какие преимущества имеет такая система организации закупок.

Автоматизированные закупки – это специальные программы, разработанные для упрощения и оптимизации процессов закупок в предприятии. Главной целью автоматизации является увеличение эффективности работы отдела закупок и всей компании в целом. Автоматизированная система помогает собирать и обрабатывать информацию о закупках, составлять план закупок, формировать договоры и тендерные документы, анализировать продажи и контролировать выполнение плановых показателей.

Автоматизация закупок позволяет сократить затраты на 15-16% и ускорить сам закупочный процесс на 20-30%. Это также позволяет контролировать работу сотрудников и поставщиков, предупреждая серые операции ради собственной выгоды. Кроме того, организация данных в единой системе позволяет отслеживать всю необходимую информацию по закупкам в одном месте.

При этом автоматизация складского хозяйства, например, в компании "Вимм-Билль-Данн", показала высокие результаты – количество возвратов продукции почти вдвое сократилось, количество обрабатываемых в сутки заказов увеличилось на треть, а показатель точности работ вырос с 77% до 99%.

Однако, недостатком автоматизации является необходимость обучения сотрудников работе с новой системой. Компании, занимающиеся внедрением таких систем, предоставляют презентации и гайды по работе с системой, что позволяет справиться с этим недостатком.

В целом, автоматизация закупок – это отличный инструмент для компаний, которые хотят повысить свою эффективность и оптимизировать свой бизнес. Выбор каждой компании остается за ней.

Как оптимизировать системы для автоматических закупок

При автоматизации бизнес-процессов важно учитывать уникальность каждой компании и выбирать соответствующие системы и технологии. Особенно это касается систем организации закупок. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиалы — 1С ERP, для полноценной автоматизации закупок необходимо будет выстраивать связи между разными системами и проводить доработки.

Хотя можно использовать локальные базы данных, они имеют недостатки. Во-первых, конфиденциальная информация может быть украдена или потеряна. Во-вторых, руководители находятся в затруднении при поиске истории тендеров, отчетов и прочей информации. Это занимает много времени и замедляет бизнес-процессы. В-третьих, когда коммуникация с поставщиками осуществляется через электронную почту и телефон, история ее переписки теряется, что приводит к потере доказательств при конфликтах с бизнес-партнерами. В-четвертых, компании должны каждый раз создавать новые формы и шаблоны документов, действуя без систематизированного хранилища, что отнимает много времени.

В целом, локальные базы данных подходят только для начинающих предпринимателей. С расширением бизнеса они утрачивают свою актуальность на фоне использования автоматизированных систем организации закупок, которые решают все вышеперечисленные проблемы.

Особенности реализации систем

Реализация системы включает в себя несколько фаз. В начале проекта необходимо исследовать бизнес-процессы в компании, чтобы тщательно спроектировать и разработать программное обеспечение. Не стоит забывать, что качество «железа» тоже играет важную роль, так как подобное оборудование может не выдержать нагрузки. Однако специалисты в области автоматизированных процессов закупок могут учитывать подобные особенности и предложить индивидуальное решение.

После установки программы для автоматизации закупок необходимо обучить сотрудников работе с ней. Для доступа к системе можно предоставить разрешения как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, ответственным за закупки в компании. Если компания имеет несколько отделов, то такую систему нужно установить в каждом из них. Рекомендуется начать с тестового периода в первое время. Это поможет сотрудникам ознакомиться с нововведением в спокойной обстановке, а руководству увидеть работу системы в действии.

Проведение автоматических закупок может показаться сложным процессом на первый взгляд, однако компании, занимающиеся разработкой и внедрением подобных решений, имеют отделы технической поддержки, которые готовы помочь с решением вопросов. Главное – выбрать проверенного поставщика данных услуг.

Фото: freepik.com